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Convenis i acords marc

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Addenda al conveni ref. 3318 entre l’Ajuntament de Campanet i la Universitat de les Illes Balears, per dur a terme la segona fase de l’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric Municipal

Palma, 28 de juliol de 2018

Reunits

D’una banda, la senyoraMagdalena Solivellas Mairata, batllessa de Campanet, com a representant de l’Ajuntament de Campanet, amb CIF P0701300C i domicili al carrer Major Font, 25, 07310 Campanet.

I de l’altra, el senyor Llorenç Huguet Rotger, Rector Magnífic de la Universitat de les Illes Balears, com a representant d’aquesta, segons el que estableixen la Llei orgànica 6/2001, de 21 de desembre, d’universitats, modificada per la Llei orgànica 4/2007, de 12 d’abril, i el Decret 64/2010, de 14 de maig, pel qual s’aproven els Estatuts d’aquesta universitat.

Es reconeixen mútuament la capacitat legal suficient per obligar les entitats respectives i

Manifesten

PRIMER.Que el 25 d'octubre de 2016 la UIB i l’Ajuntament de Campanet signaren el conveni de ref. 3318,amb el qual escomprometien a dur a terme l’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric de Campanet. S’hi preveia que es duria a terme en diverses fases a mesura que hi hagués disponibilitat pressupostària per anar-les abordant.

SEGON.Queun cop conclosa la primera fase, signen aquesta addenda per dur a terme la segona, que inclou els compromisossegüents.

Clàusules

PRIMERA. Modalitats de col·laboració

La UIB, a través del Servei de Biblioteca i Documentació,es compromet a dur a terme la segona fase del pla d’ordenació, catalogació i digitalització de l’Arxiu Històric de Campanet, que es concretarà en les accionssegüents:

Catalogació
  • Catalogar informàticament fins al nivell d’unitat documental composta el conjunt de la documentacióhistòrica. Les descripcions es realitzaran d’acord amb la norma ISAD-G, mitjançant el programari ATOM de la UIB.
  • Catalogar informàticament fins al nivell d’unitat documental simple els documents més antics, els més valuosos i aquells que corren més perill de fer-se malbé. Les descripcions es realitzaran d’acord amb la norma ISAD-G, mitjançant el programari ATOM de la UIB.
Condicionament i protecció
  • Ordenar i protegir la documentació dins contenidors adequats: arxivadors de cartró, carpetes i fulls separadors. (Per a la documentació manuscrita antiga,amb material de pH neutre, i normalitzat.) Retolar provisionalment els contenidors d’acord amb el QdCD.
  • Reordenar físicament el fons d’acord amb el QdCD i retolar definitivament els contenidors.
  • Associar els contenidors amb els documents descrits al programari ATOM de la UIB.
Digitalització
  • Definir un pla de prioritats de digitalització sobre la base de la necessitat de conservació i de l’interès de difusió dels documents catalogats.
  • Digitalitzar els documents a què fa referència el punt anterior, com a mesura de preservació (pel que fa als que es troben en mal estat de conservació) i de difusió, oferint el text complet dels documents digitals associats a la seva catalogació des del programari ATOM de la UIB. La primera fase en total serien 14.458 fulls, que inclourien
    • Consells 1528-1718; 2.780 fulls
    • Diners i forments 1571-1712; 1.165 fulls
    • Registre deresses carnisseria 1736-1817; 102 fulls
    • Llibre d’oïdors de comptes i clavaria 1596-1781; 3.477 fulls
    • Cadastres 1600-1785; 1.508 fulls
    • Llibres de la Cort Reial 1578-1683; 4.736 fulls
    • Testaments 1606-1779; 590 fulls
    • Pergamins; 100 fulls
  • Dur a terme la preservació digital a llarg termini dels documents digitalitzats, complint l’estàndard OAIS,mitjançant el sistema LIBSAFE de la UIB.

SEGONA. Obligacions

L’Ajuntament de Campanet es compromet a:

  1. Facilitar l’accés del personal tècnic del Servei de Biblioteca i Documentació de la UIB a la documentació del’arxiu sobre la qual s’ha d’actuar i a les dependències on està ubicada.
  2. Autoritzar el trasllat a la UIB del material documental que s’hagi de digitalitzar durant el temps necessari per dur a terme l’operació.
  3. Adquirir el material necessari per a l’allotjament de la documentació objecte d’ordenació.
  4. Abonar la quantitat de 39.754 euros, IVA inclòs, per finançar les despeses derivades de les tasques descrites a la clàusula primera. El pagament es farà efectiu un cop els serveis administratius de la UIB hagin emès la factura corresponent.

QUARTA. Vigència

El present conveni entrarà en vigor a partir de la data de la signatura i té una vigència d’un any, renovable automàticament pel mateix període en cas que no es denunciï. La denúncia ha de fer-se amb una antelació de dos mesos respecte a la data inicial prevista d’acabament o la de qualsevol de les pròrrogues.

CINQUENA. Règim jurídic

Les qüestions litigioses sorgides de la interpretació, la modificació i el desenvolupament de la present addenda i dels efectes que se’n puguin derivar, les resoldrà la comissió de seguiment,integrada,per part de l’Ajuntament de Campanet, pel regidor o regidora amb competències sobre l’Arxiu Històric de Campanet, i per part de la UIB,pel director o directora del Servei de Biblioteca i Documentació. Si les parts no arriben a un acord, sotmetran les qüestions litigioses als òrgans de la jurisdicció competent amb seu a Palma, amb renúncia expressa de qualsevol altra que els pugui correspondre.

I com a prova de conformitat amb el contingut d’aquest conveni i perquè tingui els efectes oportuns, les parts el signen al lloc i en la data indicats a l’encapçalament.

Per l’Ajuntament de Campanet,
Magdalena Solivellas
Batllessa

Per la Universitat de les Illes Balears,
Llorenç Huguet
Rector

Diligència

El present acord marc el va aprovar el Consell de Direcció de data 27 de juliol de 2018i el va ratificar el Consell de Govern en data 26 de setembre de 2018, de conformitat amb el que estableixen els articles 24.2.24 i 147.2 dels Estatuts de la Universitat de les Illes Balears, aprovats pel Decret 64/2010, de 14 de maig (BOIB núm. 76, de 22 de maig).

Preguntas frecuentes sobre convenios

  1. ¿Quién puede proponer la firma de convenios a la UIB?
  2. ¿A qué órgano se tienen que presentar las propuestas de convenios?
  3. ¿Qué documentación se tiene que adjuntar a la propuesta?
  4. ¿Cuál es el órgano competente para firmar convenios de la UIB?
  5. ¿Quién es el representante legal de la UIB?
  6. ¿Cuál es la diferencia entre un acuerdo marco y un convenio específico?
  7. ¿Se puede hacer un convenio específico sin que se haya hecho un acuerdo marco previamente?
  8. Si hay obligaciones financieras, ¿qué tendrá que incluir la propuesta de convenio?
  9. ¿Cuándo se pretenda modificar una o más cláusulas de un convenio, habrá que hacer un convenio nuevo?
  10. ¿Cuándo se puede modificar un convenio?
  11. ¿Se puede cambiar el objeto inicial del convenio?
  12. ¿Qué vigencia tiene que tener un convenio?
  13. ¿Se puede prorrogar un convenio?
  14. ¿Quién aprueba los convenios?
  15. ¿Quién autoriza la ratificación y revocación, si procede, de los convenios?
  16. ¿Se puede firmar un convenio si no está ratificado?

1. ¿Quién puede proponer la firma de convenios a la UIB?

La iniciativa para suscribir convenios corresponde tanto al personal de la Universidad como a los órganos de la UIB (artículo 147.2 de los Estatutos).

2. ¿A qué órgano se tienen que presentar las propuestas de convenios?

El órgano competente para tramitar convenios es la Secretaria General, en virtud de la Resolución 12718/2018, de 10 de abril, por la cual se fija una nueva distribución de servicios y competencias de los miembros del Consejo de Dirección (FOU n.º 464):

«g. Dirigir i coordinar les funcions referents a: les publicacions oficials de la universitat (FOU), l’assessorament jurídic i la tramitació dels convenis.»

La Secretaría General se encarga de la tramitación (no de la elaboración) de convenios.

3. ¿Qué documentación se tiene que adjuntar a la propuesta?

El proponente tiene que enviar la propuesta consensuada con la otra parte a la Secretaría General <secretaria.general@uib.es>. La propuesta se tiene que enviar en documento Word por correo electrónico. La propuesta tiene que ser en catalán si la entidad o las entidades con las que firmamos el documento están ubicadas en un ámbito territorial de habla catalana, o en castellano si se trata de entidades ubicadas en territorio español.

4. ¿Cuál es el órgano competente para firmar convenios de la UIB?

El representante legal de la UIB.

5. ¿Quién es el representante legal de la UIB?

El representante legal de la UIB es el Rector. El Rector es el órgano competente para firmar convenios, porque tiene atribuida la representación de la Universidad (arte. 20.1 de la LOU y arte. 38 de los Estatutos): el Rector es la máxima autoridad académica y tiene la representación.

6. ¿Cuál es la diferencia entre un acuerdo marco y un convenio específico?

En el acuerdo marco se establecen las directrices que obligan a las partes; en el convenio específico se desarrollan y especifican alguna o todas las obligaciones contenidas en un acuerdo marco.

7. ¿Se puede hacer un convenio específico sin que se haya hecho un acuerdo marco previamente?

Sí. Se puede hacer un convenio específico cuando se establezcan las obligaciones a las que se comprometen las partes.

De acuerdo con la normativa vigente por la cual se rigen los convenios (Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, LRJSP) es necesario que el convenio se acompañe de una memoria justificativa donde se analice:

  • La necesidad y oportunidad
  • El impacto económico
  • El carácter no contractual de la actividad
  • El cumplimiento de lo previsto en la ley.

8. Si hay obligaciones financieras, ¿qué tendrá que incluir la propuesta de convenio?

En este caso, el convenio tiene que llevar adjunta o tiene que incluir una memoria económica en que la que se haga constar el coste aproximado, periodicidad y financiación. En caso de obligaciones económicas asumidas por la Universidad, se tiene que expresar el concepto presupuestario con cargo al cual se financiará el convenio, y la persona, órgano o unidad que asuma la obligación de pago.

9. ¿Cuándo se pretenda modificar una o más cláusulas de un convenio, habrá que hacer un convenio nuevo?

No, no será necesario hacer un convenio nuevo. En estos casos se hará una adenda o un documento administrativo que complete el convenio o el acuerdo del que se trate.

10. ¿Cuándo se puede modificar un convenio?

Un convenio se puede modificar mientras esté vigente.

11. ¿Se puede cambiar el objeto inicial del convenio?

La modificación no puede afectar a la esencia del convenio.

12. ¿Qué vigencia tiene que tener un convenio?

La duración del convenio tiene que ser concreta, no puede ser indefinida y no puede ser superior a cuatro años, salvo que normativamente se prevea un plazo superior.

13. ¿Se puede prorrogar un convenio?

Si es el caso, la prórroga se tiene que acordar de forma unánime entre las partes dentro del periodo de vigencia del convenio. Si el convenio tiene una duración de cuatro años, se puede acordar una prórroga por cuatro años adicionales como máximo o la extinción. Por lo tanto, los convenios pueden tener una duración máxima de ocho años, prórrogas incluidas, salvo que normativamente se haya podido establecer un plazo superior.

La prórroga tiene que ser siempre expresa, no puede ser tácita en ningún caso.

14. ¿Quién aprueba los convenios?

La iniciativa para subscribir convenios la tiene que aprobar el Consejo de Dirección: «La iniciativa para suscribir convenios corresponde tanto al personal de la Universidad como a los órganos de la UIB. Corresponde al Consejo de Dirección aprobarlos, y al Consejo de Gobierno ratificarlos» (art. 147.2 de los Estatutos).

15. ¿Quién autoriza la ratificación y revocación, si procede, de los convenios?

Esta competencia recae en el Consejo de Gobierno (art. 24.2.24 de los Estatutos).

16. ¿Se puede firmar un convenio si no está ratificado?

Sí, una vez aprobada por el Consejo de Dirección, se puede firmar el convenio. En caso de que el Consejo de Gobierno no lo ratifique posteriormente, el convenio se tendrá que rescindir y dejará de tener efectos.

 
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